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"Retirada" é a palavra que esconde o problema. Quando o sócio tira dinheiro da empresa sem definir se aquilo é pró-labore ou lucro, a contabilidade não fecha, o INSS pode ser cobrado depois e o Fator R fica à deriva. Os dois instrumentos existem para coisas diferentes.
Pró-labore: a remuneração pelo trabalho
É o salário do sócio que trabalha na empresa. Passa pela folha, tem INSS do sócio (descontado) e, fora do Simples Nacional, INSS patronal da empresa; é rendimento tributável no IRPF do sócio. Em troca, gera contribuição previdenciária, conta para aposentadoria e compõe a folha usada no Fator R.
Não existe valor mínimo fixado em lei para quem está no Simples, mas a prática e a fiscalização esperam um valor compatível com o trabalho exercido, nunca abaixo do salário mínimo quando há contribuição.
Distribuição de lucros: o retorno pelo capital
É a parte do resultado da empresa entregue aos sócios. É isenta de imposto de renda na pessoa física e não tem INSS, desde que corresponda a lucro efetivamente apurado pela contabilidade. Empresas do Simples sem escrituração contábil só podem distribuir com isenção até o limite calculado pela presunção; com contabilidade regular, o limite é o lucro contábil.
Distribuir mais do que o lucro apurado, ou distribuir com débitos tributários em aberto, abre espaço para a Receita tratar o valor como rendimento tributável, com os encargos correspondentes.
Como o Fator R entra na conta
Para serviços no Simples, folha e pró-labore iguais ou superiores a 28% da receita dos últimos 12 meses levam a empresa ao Anexo III, com alíquotas menores que as do Anexo V. O pró-labore é a variável mais direta para isso. Mas ele gera encargos: a decisão compara o que se economiza na guia com o que se paga de INSS, dentro de um valor que corresponda ao trabalho real.
Dois sócios de uma clínica definem pró-labore baixo e retiram o restante como lucro. A empresa fica no Anexo V. Ao redefinir o pró-labore em um patamar compatível com a dedicação de cada um, a folha ultrapassa 28% da receita e a empresa passa ao Anexo III. O ganho na guia é comparado ao INSS adicional; em muitos casos compensa, em outros não. Só a simulação responde.
Uma política simples de remuneração
- Pró-labore mensal definido para cada sócio que trabalha, pago pela folha.
- Distribuição de lucros periódica (trimestral ou semestral), com base no balancete, após provisionar tributos, 13º, férias e reservas.
- Nada de retirada avulsa. Despesas pessoais pagas pela empresa viram adiantamento e são acertadas na distribuição seguinte.
- Revisão anual, junto com a revisão do enquadramento, em janeiro.
Fontes
- Lei nº 9.249/1995, art. 10 (isenção dos lucros distribuídos)(abre em nova aba)
- Lei Complementar nº 123/2006(abre em nova aba)
Conteúdo informativo, conforme a legislação vigente na data de atualização. Não substitui a análise da situação específica da sua empresa.