Neste artigo
Pagamento em dobro, boleto pago com juros por esquecimento, tarifa bancária que ninguém viu, cliente que pagou e continua cobrado. Quase todos esses problemas têm a mesma origem: a falta de uma rotina simples de contas a pagar e de conciliação bancária.
Contas a pagar
Uma boa rotina de contas a pagar tem quatro passos:
- Registrar cada conta assim que ela chega, com vencimento, valor e documento.
- Conferir se o valor e o fornecedor batem com o pedido ou o contrato.
- Agendar o pagamento e submeter à aprovação de quem decide.
- Baixar a conta no sistema com o comprovante.
O resultado é uma agenda de pagamentos confiável, que permite ver com antecedência os dias de caixa apertado.
Conciliação bancária
Conciliar é comparar cada lançamento do extrato bancário com o registro no sistema da empresa e com o documento que o originou. A conciliação mostra:
- pagamentos e recebimentos que não foram registrados;
- tarifas, juros e estornos lançados pelo banco;
- recebimentos de clientes que precisam ser baixados;
- diferenças que indicam erro ou fraude.
Com que frequência
- Contas a pagar: registro diário ou a cada recebimento de documento; agendamento semanal.
- Conciliação: no mínimo semanal em empresas com movimento; diária em empresas com muitas operações ou vendas em cartão.
Esperar o fim do mês para conciliar transforma uma tarefa de minutos em dias de investigação.
Por que isso importa para a contabilidade e para os tributos
A contabilidade parte dos mesmos documentos. Com a Reforma Tributária, cada compra com nota fiscal válida passa a gerar crédito de IBS e CBS, e documento perdido é crédito perdido. Uma rotina financeira organizada também é o que sustenta o fluxo de caixa e a separação entre as contas da empresa e dos sócios.
Se a empresa não tem quem faça essa rotina, ela pode ser terceirizada: veja o que é BPO financeiro e o BPO Financeiro.