BPO vem do inglês business process outsourcing, terceirização de processos. No financeiro, significa entregar a um escritório especializado a rotina operacional: pagar, receber, conciliar, emitir notas e reportar. A empresa continua decidindo; o escritório executa e organiza.
O que costuma incluir
- Contas a pagar: registro dos boletos e agendamento dos pagamentos para aprovação da empresa.
- Contas a receber: controle dos recebíveis e acompanhamento de clientes em atraso.
- Conciliação bancária e de cartões: cada lançamento do extrato com o seu documento.
- Emissão de notas fiscais, conforme o tipo e o volume do negócio.
- Fluxo de caixa realizado e relatório mensal.
- Organização dos documentos que a contabilidade precisa.
O que fica com a empresa
A aprovação dos pagamentos, as decisões comerciais e o relacionamento com clientes e fornecedores. Um BPO bem montado trabalha com regras por escrito: quem aprova, até que valor, com que acesso ao banco. O escritório não precisa, e não deve, ter autonomia total sobre o dinheiro da empresa.
Quando compensa
- O sócio gasta horas por semana com boletos, notas e extratos.
- A empresa não tem volume para um funcionário dedicado, ou tem e quer reduzir o risco de depender de uma pessoa só.
- Os números chegam atrasados ou inconsistentes à contabilidade e às decisões.
- A empresa vai crescer e precisa de controle antes de contratar uma equipe.
Comparado com um funcionário, o BPO troca salário, encargos, férias e substituição por uma rotina com processos definidos e conferência. A comparação deve olhar o custo total do funcionário, não só o salário: a calculadora de custo de um funcionário CLT ajuda a fazer a conta.
BPO não é planejamento
O BPO executa e organiza o passado e o presente. As decisões sobre o futuro, como projeções, cenários e preço, são do Planejamento Estratégico. Os dois se completam: sem números confiáveis, não há projeção que se sustente.
Veja como a MY faz isso no BPO Financeiro.