CNPJ inapto: por que acontece e como reativar a empresa

A empresa descobre que o CNPJ está inapto quando algo para de funcionar: a nota fiscal não é emitida, o banco bloqueia a conta, o cliente pede certidão e ela não sai. A boa notícia é que, na maior parte dos casos, a inaptidão tem causa conhecida e caminho definido para ser revertida.

O que é o CNPJ inapto

A inaptidão é uma situação cadastral aplicada pela Receita Federal quando a empresa deixa de cumprir obrigações. Ela é diferente da suspensão, que costuma ter origem cadastral, e da baixa, que encerra a empresa. Com o CNPJ inapto, a empresa continua existindo e devendo as obrigações, mas perde a regularidade para emitir documentos e operar com bancos e órgãos públicos.

Por que acontece

• Declarações não entregues. É a causa mais comum. Pela regra atual da Receita Federal (IN RFB 2.119/2022), basta uma obrigação acessória omissa por mais de 90 dias, depois da intimação, e não mais dois exercícios seguidos como antes.
• Endereço não localizado em diligência da Receita.
• Irregularidades em operações de comércio exterior, em casos específicos.

A Receita processa as inaptidões em lotes e intima antes, pelo Domicílio Tributário Eletrônico. Quem regulariza antes da publicação do ato declaratório evita a inaptidão.

Como reativar

1. Descubra a causa. O relatório de situação fiscal, no e-CAC, mostra as declarações omissas e as demais pendências.
2. Entregue o que falta. Na maior parte dos casos de omissão, a entrega das declarações é o que reativa o cadastro, depois do processamento pela Receita.
3. Pague ou parcele as multas por atraso geradas pelas entregas fora do prazo.
4. Confira o endereço e as demais informações cadastrais, se a causa foi cadastral.
5. Acompanhe a situação no cartão do CNPJ até a volta para "ativa".

Depois da reativação

A empresa que ficou inapta quase sempre tem outras pendências: débitos, obrigações estaduais e municipais, encargos da folha. O caminho completo, com tributos e pendências trabalhistas, está em como regularizar um CNPJ com pendências e no plano de regularização de empresas.