Como regularizar um CNPJ com pendências: declarações, débitos e certidão

Uma pendência fiscal costuma aparecer na pior hora: o banco nega crédito, um cliente pede certidão negativa, a licitação exige regularidade ou a empresa recebe um termo de exclusão do Simples. A regularização segue uma ordem: descobrir tudo o que está pendente, entregar o que falta e só depois negociar os débitos.

1. Levantar as pendências

O ponto de partida é o relatório de situação fiscal, emitido no e-CAC da Receita Federal com o certificado digital da empresa ou com procuração. Ele mostra declarações não entregues, débitos em aberto na Receita e inscrições em dívida ativa na Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN).

Pendências federais não são as únicas. Confira também:

• Estado: débitos de ICMS e obrigações acessórias na SEFAZ, para quem vende mercadorias.
• Município: ISS, taxas e cadastro na prefeitura, para quem presta serviço.
• Trabalhista: FGTS e obrigações do eSocial, quando há funcionários.

2. Entender a situação cadastral

O cartão do CNPJ mostra a situação cadastral. Ativa é o normal. Inapta costuma resultar da falta de entrega de declarações: pela regra atual da Receita Federal (IN RFB 2.119/2022), basta uma obrigação acessória omissa por mais de 90 dias, depois da intimação, e não mais dois exercícios seguidos, como previa a norma anterior. A inaptidão impede, entre outras coisas, a emissão de notas e a abertura de contas. Suspensa e baixada têm causas e caminhos próprios. Na maioria dos casos de inaptidão, entregar as declarações omissas é o que reativa o cadastro.

3. Entregar as declarações em atraso

Antes de pagar qualquer débito, entregue o que falta: DEFIS e PGDAS-D no Simples Nacional, ECF e DCTFWeb no Lucro Presumido, além das obrigações estaduais e municipais. Declaração entregue fora do prazo gera multa por atraso, mas é ela que define o valor correto do débito e evita cobranças por estimativa.

4. Pagar ou parcelar os débitos

• Receita Federal: débitos ainda não inscritos podem ser pagos com acréscimos ou parcelados pelo e-CAC, inclusive os do Simples Nacional.
• Dívida ativa (PGFN): débitos inscritos são negociados no portal Regularize, onde aparecem os parcelamentos e as transações disponíveis no momento.
• Estado e município: cada um tem programa próprio de parcelamento.

Débitos parcelados e em dia permitem a emissão da certidão positiva com efeitos de negativa, que tem o mesmo valor da certidão negativa para a maior parte das finalidades.

Exclusão do Simples por débitos

A empresa do Simples com débitos recebe um termo de exclusão no Domicílio Tributário Eletrônico (DTE-SN) e tem 30 dias, contados da ciência, para pagar ou parcelar a totalidade dos débitos listados. A ciência ocorre na consulta ao termo ou, se ele não for aberto, automaticamente 45 dias depois de disponibilizado. Quem regulariza dentro do prazo permanece no regime. Perdido o prazo, a exclusão vale a partir do ano seguinte, e a volta só é possível em uma nova opção, em janeiro. Por isso a mensagem do DTE-SN merece atenção imediata.

Depois da regularização

Uma empresa que acabou de sair da irregularidade precisa de rotina para não voltar: calendário de obrigações, conferência mensal das guias e acompanhamento do parcelamento. O plano completo, com tributos e pendências trabalhistas, é o da regularização de empresas. Se a pendência veio de um atendimento contábil falho, veja também o roteiro de troca de contador.