Contabilidade para prestadores de serviço: anexo, Fator R, retenções e a Reforma

Para quem vende serviço a outras empresas, o tributo depende de três escolhas que nem sempre são feitas de propósito: o código de atividade registrado, o valor do pró-labore e o regime. A partir de 2027, entra uma quarta: quanto crédito de IBS e CBS o cliente recebe na sua nota.

Simples Nacional: o anexo e o Fator R

Serviços no Simples se dividem entre os Anexos III, IV e V. Em boa parte das atividades intelectuais, como consultoria, tecnologia, engenharia e publicidade, o enquadramento entre o Anexo III e o V depende do Fator R: quando folha e pró-labore somam 28% ou mais da receita dos últimos 12 meses, a empresa fica no Anexo III, com alíquotas iniciais menores. O pró-labore precisa corresponder ao trabalho real do sócio; não é um ajuste feito só para atingir o percentual.

Atividades do Anexo IV, como serviços de construção, vigilância e limpeza, recolhem a contribuição previdenciária patronal por fora do DAS.

Lucro Presumido

No Lucro Presumido, o Imposto de Renda e a CSLL incidem sobre uma margem presumida de 32% da receita de serviços, somados a PIS, Cofins e ISS. Costuma entrar na comparação quando a margem real é alta, a folha é baixa e o faturamento já passou das primeiras faixas do Simples. A comparação vale ser refeita todo ano.

Retenções na fonte

Quem fatura para outras empresas pode ter tributos retidos na nota: ISS (conforme o município e o serviço), contribuição previdenciária na cessão de mão de obra e, para empresas fora do Simples, Imposto de Renda e contribuições federais. Retenção não é custo a mais, é antecipação, mas precisa ser conferida e compensada na apuração para não virar pagamento em dobro.

O que muda com a Reforma

• Crédito para o cliente. No modelo de IBS e CBS, a empresa do regime regular abate o crédito destacado na nota do fornecedor. No Simples puro, esse crédito é menor; no regime híbrido (IBS e CBS por fora do DAS), é integral. Para quem atende empresas, é uma questão de preço.
• Profissões regulamentadas. Algumas atividades intelectuais regulamentadas têm redução de 30% nas alíquotas, conforme a LC 214/2025.
• Fim do ISS de forma gradual até 2033, substituído pelo IBS.

Como decidir

1. Confira se o código de atividade registrado corresponde ao serviço prestado.
2. Calcule o Fator R dos últimos 12 meses e defina o pró-labore com critério.
3. Compare Simples e Lucro Presumido com a margem e a folha reais.
4. Liste quantos clientes são empresas do regime regular e simule o regime híbrido para 2027.