Contabilidade para distribuidoras: ICMS-ST, monofásicos, regime e a Reforma

A distribuidora trabalha com margem curta sobre um volume alto. Nesse modelo, um ponto percentual de tributo pago a mais pode ser boa parte do lucro. E quase todos os seus clientes são empresas, o que torna a Reforma Tributária uma questão comercial, não só fiscal.

Substituição tributária do ICMS

Em muitos produtos, como bebidas, autopeças, materiais de construção, produtos de higiene e alimentos industrializados, o ICMS da cadeia é recolhido antecipadamente por substituição tributária (ICMS-ST). A distribuidora pode ser a substituta, recolhendo o imposto das etapas seguintes, ou a substituída, comprando com o imposto já pago. Errar a classificação (NCM e CEST) ou a margem de valor agregado gera pagamento em dobro ou autuação. No Simples, o ICMS-ST é recolhido fora do DAS.

Produtos monofásicos

Em alguns segmentos, PIS e Cofins são cobrados de forma concentrada no fabricante ou no importador (regime monofásico), como em combustíveis, medicamentos, cosméticos, autopeças e bebidas frias. A distribuidora do Simples precisa segregar essas receitas no PGDAS-D para não pagar PIS e Cofins de novo dentro do DAS. É um dos pontos em que mais se encontra pagamento indevido, que pode ser recuperado dentro do prazo legal.

Qual regime

• Simples Nacional: comércio no Anexo I, até R$ 4,8 milhões de receita anual. Simples na apuração, mas não transfere crédito integral de ICMS ao cliente.
• Lucro Presumido: margem presumida de 8% para o IRPJ e 12% para a CSLL no comércio. Pode pesar quando a margem real é menor do que a presumida.
• Lucro Real: tributa o lucro efetivo e permite crédito de PIS e Cofins. Para distribuidoras de margem curta e faturamento alto, costuma entrar na comparação.

O que muda com a Reforma

• O cliente vai olhar o crédito. Varejistas e indústrias no regime regular abatem o IBS e a CBS destacados na nota da distribuidora. Uma distribuidora no Simples puro transfere pouco crédito e perde competitividade nesse cliente. O regime híbrido (IBS e CBS por fora do DAS) ou a saída do Simples entram na conta.
• Fim do ICMS-ST com o fim do ICMS. De 2029 a 2032 o ICMS diminui e o IBS sobe. Na transição, as duas lógicas convivem, e o estoque comprado com ICMS-ST pede atenção.
• Split payment. O recolhimento no momento do pagamento, previsto para os anos seguintes, afeta o capital de giro de quem vende a prazo.

Como decidir

1. Revise NCM, CEST e o tratamento de ICMS-ST dos principais itens.
2. Confira a segregação dos monofásicos nos últimos cinco anos.
3. Compare Simples, Presumido e Real com a margem real por linha de produto.
4. Mapeie quantos clientes estão no regime regular e simule o efeito do crédito em 2027.