Troca de contador: o que pedir ao escritório anterior

A maior parte dos problemas em uma troca de contador não vem do novo escritório nem do antigo, mas do que ficou sem ser pedido. Documentos que não foram entregues, acessos que continuaram no nome de quem saiu, uma obrigação do mês de transição que ninguém assumiu. Esta lista resolve isso.

Primeiro, a comunicação

A comunicação é da empresa, por escrito (e-mail basta), informando a data a partir da qual o novo escritório assume e solicitando a documentação. O Código de Ética do Contador prevê a entrega da documentação ao cliente; um pedido claro e cordial costuma ser suficiente. Evite deixar a transição para o meio de um mês com obrigações em andamento: o fechamento de um trimestre ou do ano é o momento mais simples.

O que pedir

Documentos societários e cadastrais

• Contrato social e todas as alterações registradas.
• Cartão CNPJ, inscrições estadual e municipal, alvarás e licenças.
• Certificado digital (ou a informação de onde está e quem o emitiu).

Contabilidade

• Balancetes e demonstrações contábeis dos últimos cinco anos.
• Livros Diário e Razão (ou os arquivos da ECD transmitidos).
• Plano de contas e os saldos de abertura do período em que o novo escritório assume.
• Conciliações bancárias e composição dos saldos de clientes, fornecedores e empréstimos.

Fiscal

• Apurações e guias pagas dos últimos cinco anos, por tributo.
• Recibos de entrega das obrigações acessórias (DCTFWeb, EFD-Contribuições, ECF, DEFIS, SPED Fiscal, declarações municipais).
• Parcelamentos em andamento, com os números dos processos.
• Situação das certidões negativas federal, estadual e municipal.

Pessoal

• Registros de empregados, contratos e fichas.
• Folhas de pagamento, guias de FGTS e INSS e recibos do eSocial dos últimos anos.
• Férias programadas, afastamentos e acordos em vigor.

Acessos

• Procurações eletrônicas no e-CAC, no portal estadual e na prefeitura, para revogar as antigas e cadastrar as novas.
• Senhas e acessos a sistemas de nota fiscal, folha e conectividade social, para transferir.

Conferências antes de assumir

1. Saldos de abertura. O que o balancete do escritório anterior diz precisa bater com extratos, contratos e posições de dívida.
2. Obrigações do período de transição. Definir, por escrito, quem entrega o quê no mês da troca.
3. Pendências. Débitos, declarações omissas e divergências identificadas viram um plano de regularização com prazos, antes de iniciar a rotina.
4. Reforma Tributária. Vale aproveitar o levantamento para verificar cadastros, sistema de notas e regime diante da transição para o IBS e a CBS.