Contabilidade para e-commerce: cadastro, ICMS, marketplaces e o caixa na Reforma

O comércio eletrônico parece simples de fora: produto, anúncio, venda. Por dentro, é uma das operações com mais variáveis fiscais: cada produto tem uma classificação, cada estado de destino tem uma regra, cada marketplace cobra de um jeito e o dinheiro chega em parcelas, descontado de taxas. Contabilidade para e-commerce é, antes de tudo, organização de dados.

Cadastro de produtos é cadastro fiscal

A classificação fiscal (NCM) de cada item define ICMS, substituição tributária, IPI e, no novo modelo, a alíquota e o crédito de IBS e CBS. Um cadastro errado se multiplica por cada venda. Antes de qualquer planejamento, vale revisar NCM, origem da mercadoria e CFOP de todos os produtos ativos.

ICMS, substituição tributária e DIFAL

• Substituição tributária. Em muitos produtos (bebidas, cosméticos, autopeças, eletrônicos), o ICMS é recolhido antecipadamente na cadeia; a loja compra com o imposto embutido e não destaca na venda. Saber quais itens estão na ST evita pagar duas vezes ou deixar de pagar.
• DIFAL. Nas vendas para consumidor final de outro estado, a loja recolhe a diferença entre a alíquota interestadual e a interna do destino, para o estado de destino. Empresas do Simples têm regras próprias e discussões judiciais sobre o tema; o contador acompanha.
• Inscrição estadual. Obrigatória para vender mercadorias, mesmo no Simples; marketplaces costumam exigir.

Marketplaces e conciliação

Marketplaces repassam o valor líquido de comissões, frete e antecipações, em ciclos próprios. A receita contábil é o valor bruto da venda; a diferença é despesa. Sem conciliação entre pedidos, notas emitidas e repasses, a empresa não sabe a margem real nem consegue provar a receita ao fisco. A rotina mínima:

1. Nota fiscal para cada pedido, no momento da saída.
2. Relatório de repasses por plataforma, conciliado com as notas.
3. Taxas, comissões e fretes registrados como despesa, com os extratos.
4. Devoluções com nota de entrada e estorno no estoque.

Simples Nacional ou Lucro Presumido?

Comércio no Simples segue o Anexo I. A comparação com o Lucro Presumido depende da margem, do peso da ST, do volume de vendas interestaduais e, a partir da Reforma, de quanto a loja vende a empresas. É uma conta a ser refeita anualmente, em janeiro.

O que a Reforma muda para a loja virtual

• Cobrança no destino. O IBS pertence ao estado e ao município do comprador; endereço de entrega e cadastro do cliente passam a definir o imposto. A substituição tributária e o DIFAL deixam de existir com a extinção gradual do ICMS.
• Plataformas responsáveis. A LC 214/2025 atribui aos marketplaces responsabilidade pelo recolhimento de IBS e CBS em certas situações; a tendência é exigirem cadastro e notas em ordem.
• Split payment. A partir de 2027, a parcela de IBS e CBS pode ser separada no pagamento; o valor que entra por venda muda e a provisão precisa ser refeita.
• Regime híbrido. Lojas no Simples que vendem a empresas podem recolher IBS e CBS por fora do DAS para transferir crédito integral ao comprador pessoa jurídica.